Jak podaje Ministerstwo Cyfryzacji, trwają konsultacje projektu wzoru ankiety bezpieczeństwa łańcuchów dostaw. Resort opisuje go jako pierwszą wersję podlegającą zmianom i zapowiada dobrowolność stosowania ankiety. Dla osoby odpowiedzialnej za zakup to okazja, by sprawdzić, czy pytania dają to, czego potrzebuje do decyzji: kto sprawdzi odpowiedzi, jakich dowodów oczekuje i kto rozpatrzy wyjątki.

Czy zatwierdzisz zakup, jeśli po otrzymaniu ankiety nadal nie potrafisz wskazać, kto sprawdził odpowiedzi dostawcy? Przy przeglądzie projektu zacznij właśnie od tego pytania. Wybierz zakup, który masz ocenić, i zapisz, które ustalenie rozstrzygnie o zakupie. Obok połóż pytania ankiety. Sprawdź, czy oczekiwana odpowiedź pozwoli rozstrzygnąć wskazaną wątpliwość, czy trzeba będzie poprosić o dodatkowy materiał. Następnie nazwij osobę, która ten materiał oceni. Tak proponujemy czytać konsultowany wzór: z konkretną decyzją zakupową przed sobą. Dalsze wskazówki są rekomendacjami redakcyjnymi dotyczącymi własnego procesu oceny dostawcy, a nie opisem wymagań projektu ani relacją z jego wdrożenia.

Każde pytanie powiąż z decyzją zakupową

W konsultowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji wzorze szukaj pytań, które pomogą rozstrzygnąć warunki konkretnego zakupu. Przy wybranym pytaniu dopisz, czego chcesz się dowiedzieć i jak wykorzystasz odpowiedź. Jeśli nie umiesz wskazać jej wpływu na ocenę dostawcy, zapisz tę wątpliwość do przeglądu projektu. Unikaj oceniania przydatności ankiety wyłącznie po tym, czy dostawca wypełnił wszystkie pola.

Następnie określ oczekiwany dowód. Opisz, co ma potwierdzić i kto będzie umiał go ocenić. Poproś o materiał odnoszący się do przedmiotu zakupu oraz o wskazanie, którą odpowiedź on uzasadnia. Gdy dostawca przekazuje wyjaśnienie, sprawdź, czy odpowiada ono na twoje pytanie. Samo otrzymanie załącznika pozostaw jako informację o dostarczeniu materiału; wynik jego oceny zapisz osobno.

Nie zakładaj z góry, że każdy dowód musi mieć tę samą postać. Dobierz sposób potwierdzenia do ustalenia potrzebnego przy zakupie. Przy ocenie projektu zanotuj też, gdzie pytanie wymaga doprecyzowania, aby można było powiązać odpowiedź z oczekiwanym materiałem. Tak przygotowaną uwagę sformułuj jako propozycję zmiany, z wyjaśnieniem jej znaczenia dla decyzji.

Wartość odpowiedzi dostawcy oceniaj po tym, czy pozwala uzasadnić konkretną decyzję zakupową.

Procedurę sprawdź na wybranej odpowiedzi

Przegląd projektu Ministerstwa Cyfryzacji wykorzystaj do sprawdzenia własnej procedury. Jeśli masz zakończoną ocenę dostawcy, wybierz z niej odpowiedź, która rozstrzygała o warunkach zakupu, i prześledź zapisane czynności. Ustal, kto otrzymał odpowiedź, gdzie zachowano materiał potwierdzający i kto ocenił jego znaczenie. Jeśli dokumentacja nie pozwala odtworzyć któregoś kroku, oznacz brak ustalenia. Nie dopisuj czynności, których wykonania nie potrafisz potwierdzić.

Porównaj wynik z tym, co przewiduje wasza procedura. Zapis o sprawdzeniu dostawcy zestaw z konkretnym rezultatem weryfikacji. Jeśli dostępna jest wyłącznie odpowiedź, poproś właściciela oceny o wskazanie, na jakiej podstawie uznał ją za wystarczającą. Pozostaw miejsce na wyjaśnienie; brak zapisu potraktuj jako pytanie wymagające odpowiedzi.

Jeżeli nie masz materiału z wcześniejszego zakupu, przygotuj ćwiczenie na wybranym pytaniu projektu. Opisz oczekiwaną odpowiedź, potrzebne potwierdzenie i drogę przekazania wyniku osobie podejmującej decyzję. Wynik takiego ćwiczenia oznacz jako projekt sposobu pracy. Oddziel go od ustaleń dotyczących rzeczywistego dostawcy, którego odpowiedzi dopiero trzeba będzie uzyskać i ocenić.

Właściciel oceny powinien przedstawić także wyjątki

Przy pracy nad wykorzystaniem ankiety Ministerstwa Cyfryzacji wskaż właściciela oceny dostawcy. Powierz mu zebranie odpowiedzi, dopilnowanie ich weryfikacji i przedstawienie wniosku zakupowego. Ustal także, kto podejmuje decyzję o zakupie oraz kto może rozpatrzyć odstępstwo od przyjętych oczekiwań. Zapisz zakres tych odpowiedzialności przy konkretnym zakupie, aby osoba oceniająca wiedziała, do kogo skierować nierozstrzygnięte pytanie.

Sposób obsługi wyjątków przygotuj przed zatwierdzeniem oceny. Jeśli dostawca nie dostarczy oczekiwanego dowodu albo dowód nie potwierdzi odpowiedzi, zapisz, czego nadal nie wiadomo. Właściciela oceny poproś o przedstawienie znaczenia tego braku dla zakupu. Osobie rozpatrującej wyjątek przekaż opis brakującego ustalenia, proponowany dalszy krok i warunek ponownego rozpatrzenia sprawy.

W uzasadnieniu decyzji zachowaj informację o tym, co potwierdzono, a co pozostało niewiadomą. Jeżeli weryfikacja wymaga dodatkowej pracy, poproś o określenie jej zakresu i kosztu dla tego zakupu. Na tej podstawie rozważ potrzebne zasoby. Nie przypisuj ankiecie oszczędności ani wyników, których nie potwierdza podstawa tej analizy. Każdy wniosek o dodatkowe sprawdzenie powiąż z nazwanym brakiem dowodu.

Zgodę na wyjątek zapisuj wraz z niewiadomą, której dotyczy, i osobą odpowiedzialną za jej rozstrzygnięcie.

Polski projekt oceniaj jako wzór do konsultacji

Według Ministerstwa Cyfryzacji ankieta pozostaje pierwszą wersją projektu, która ma się zmieniać, a jej stosowanie będzie dobrowolne. W wewnętrznym omówieniu zachowaj ten status. Przedstawiaj dokument jako konsultowany wzór; nie opisuj go jako obowiązującego formularza ani zatwierdzonej procedury swojej organizacji.

Dla polskiego kupującego proponujemy przegląd przydatności pytań z perspektywy własnego zakupu. Uwagi uporządkuj wokół oczekiwanej odpowiedzi, możliwości jej sprawdzenia i odpowiedzialności za ocenę. Jeśli proponujesz zmianę pytania, pokaż, jakie rozstrzygnięcie ma ona ułatwić. Jeśli potrzebujesz dodatkowego potwierdzenia, opisz jego cel, zamiast zakładać, że każdy odbiorca wzoru potrzebuje identycznego materiału.

Przy roboczych uwagach zachowaj oznaczenie przeglądanego dokumentu. Późniejsze zmiany oceniaj pod kątem ich wpływu na przygotowane kryteria zakupu. Nie przesądzaj końcowego brzmienia ankiety ani tego, czy resort przyjmie zgłoszoną propozycję. Własną decyzję o sposobie oceny dostawcy uzasadnij potrzebnymi danymi i wskazaną odpowiedzialnością.

Co z tym zrobić w poniedziałek

Każde zadanie ogranicz do 30 minut i wybranego zakupu. Przygotuj robocze ustalenia do oceny projektu Ministerstwa Cyfryzacji.

  1. Wskaż właściciela oceny. Zapisz, kto zbierze odpowiedzi dostawcy, kto sprawdzi dowody i kto otrzyma wniosek zakupowy. Przy nieustalonej odpowiedzialności wskaż osobę, do której skierujesz prośbę o jej przypisanie.
  2. Opisz oczekiwany dowód. Wybierz pytanie z projektu i dopisz, jakie ustalenie jest potrzebne do twojej decyzji. Przygotuj opis materiału, który pozwoli je sprawdzić, oraz kryterium uznania odpowiedzi za wystarczającą.
  3. Naszkicuj sposób rozpatrywania wyjątku. Przygotuj zapis obejmujący brakujące potwierdzenie, znaczenie braku dla zakupu, osobę rozstrzygającą i warunek powrotu do oceny. Nieuzgodnione elementy pozostaw jawnie oznaczone do wyjaśnienia.

Konsultowany wzór oceniajmy po tym, czy pomaga zdobyć dane potrzebne do uzasadnienia zakupu. Własny proces oprzyjmy na właścicielu oceny, sprawdzalnych odpowiedziach i jawnych wyjątkach. Zatwierdzający zakup powinien móc wskazać, które ustalenia przyjął za potwierdzone oraz jakie niewiadome uwzględnił w decyzji.

Źródła

Redakcja cyberinsight.pl.